BAB I
MEMAHAMI ADMINISTRASI SRANA DAN PRASARANA KANTOR
- A.
Pengertian Administrasi Sarana dan prasarana kantor
1.
Pengertian
administrasi dalam arti luas adalah proses kerja sama beberapa individu secara
efisien untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan administrasi dalam arti sempit
adalah kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan surat menyurat, catat-mencatat,
pembukuan dan persiapan.
Ruang lingkup pekerjaan administrasi
:
a.
Menerima
Yaitu kegiatan
menerima dokumen baik berupa surat, bukti penawaran dan lain sebagainya yang
masuk ke kantor/ perusahaan.
b.
Menghimpun
Yaitu kegiatan
mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau
informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan ketika
diperlukan. Contohnya seperti mengumpulkan data, mencari informasi,membuat
kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.
c.
Mencatat
Yaitu kegiatan
tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang
mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan. Contohnya seperti membuat surat,
membuat notulet, mencatat kegiatan dan membuat tulisan di berbagai media.
d.
Mengolah
Yaitu berbagai
macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam
bentuk laporan yang lebih berguna. Contohnya seperti mebuat rekapitulasi data,
membuat laporan tertulis dan membuat laporan keuangan.
e.
Menggandakan
Yaitu kegiatan
memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang
diperlukan. Contohnya memfotokopi surat dan mencetak informasi dengan printer
f.
Mengirim
Yaitu kegiatan
menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada
pihak lain. Contohnya seperti mengirim surat ke luar melalui pos,
mendistribusikan informasi, mengirim informasi melalui e-mail.
g.
Menyimpan
Yaitu kegiatan
meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. Contohnya
seperti menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer.
2.
Pengertian
Sarana dan Prasarana
Secara etimologis, sarana adalah
segala sesuatu yang dapat digunakan sebagai alat dalam mencapai maksud dan
tujuan. Sarana dapat berupa pelengkapan yang dapat dipindahkan untuk mendukung
fungsi kegiatan. Contohnya meja, kursi, papan tulis dan lainnya.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
(KBBI) : Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek, dsb)
Jadi dapat disimpulkan bahwa
administrasi sarana dan prasarana adalah seluruh komponen yang secara langsung
ataupun tidak langsung menjadi sumber daya pendukung terdiri atas segala bentuk
jenis bangunan/ bukan bangunan dan perlengkapan yang memenuhi persyaratan untuk
melaksanakan aktivitas suatu organisasi/ perusahaan.
- B.
Ruang lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor
1.
Kegiatan
manajerial
Kegiatan
manajerial meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan.
kegiatan-kegiatan tersebut biasanya dilakukan oleh satu atau beberapa orang
yang ditunjuk sebagai manajer penanggung jawab. Kegiatan manajerial memiliki
peranan vital karena menentukan masa depan dan alur kerja pada suatu perusahaan
dalam jangka waktu tertentu.
2.
Kegiatan
operasional
Kegiatan
operasional meliputi kegiatan pengadaan, pencatatan (inventarisasi) ,
pergudangan pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan. Kegiatan operasional
dilakukan oleh para pegawai dan staf operasional yang terbagi ke dalam berbagai
divisi sesuai tugas dan spesifikasi pekerjaan yang sesuai dengan kemampuannya.
3.
Objek
Objek meliputi
komponen perbekalan, logistik, barang , material, peralatan, perlengkapan,
serta sarana dan prasarana. Objek umumnya berbentuk benda yang memiliki wujud
fisik serta dapat digunakan dalam berbagai kegiatan, mulai dari kegiatan pokok
hingga kegiatan penunjang/administrasi.
4.
Tujuan
Tujuan
merupakan salah satu komponen ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana
yang dapat mendukung efektivitas dan efisiensi dalam mencapai visi dan misi
organisasi atau perusahaan. Penentuan tujuan menjadi dasar atas segala kegiatan
yang berlangsung di organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
- C.
Tujuan, Fungsi dan Prinsip Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor
1.
Tujuan
Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor
Secara umum
tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah memberikan pelayanan secara
profesional di bidang sarana dan prasarana dalam rangka terselenggaranya proses
administrasi kantor secara efektif dan efisien. Sedangkan tujuan secara khusus
meliputi:
a.
Mampu
menyiapkan data dan informasi dalam rangka menentukan dan menyusun rencana
kebutuhan barang.
b.
Mampu
memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam
pengadaan barang.
c.
Mampu
memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang.
d.
Mampu
memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan
pengendalian barang.
e.
Mampu
memberikan data dan informasi dalam rangka kontrol serta evaluasi sarana dan
prasarana dalam perusahaan/ instansi.
2.
Fungsi
Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor
a.
Mempercepat
proses pelaksanaan pekerjaan
b.
Meningkatkan
produktivitas kerja
c.
Meningkatkan
hasil kerja yang berkualitas dan terjamin
d.
Memberi
dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang diperlukan dalam proses
penyelenggaraan aktivitas di kantor
e.
Menimbulkan
rasa nyaman dan puas bagi pihak yang berkepentingan dalam pekerjaan f.
Memberikan kontribusi yang optimal terhadap instansi baik pemerintah maupun
swasta
3.
Prinsip- Prinsip
Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor
a.
Prinsip
pencapaian tujuan prinsip ini dapat berhasil dilaksanakan apabila semua
fasilitas yang disediakan siap digunakan. Hal ini akan meningkatkan efektivitas
kerja dan memperlancar tercapainya tujuan perusahaan
b.
Prinsip
efisiensi penggunaan semua fasilitas dilakukan dengan perencanaan yang
dilengkapi dengan petunjuk teknis. Hal tersebut dilakukan agar kegiatan yang
menggunakan segala fasilitas tersebut tepat sasaran dan mengurangi pemborosan.
c.
Prinsip
administratif pengelolaan perlengkapan sarana dan prasarana hendaknya selalu
memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi dan pedoman yang telah
diberlakukan oleh pihak berwenang. Hal tersebut dilakukan agar menjaga kegiatan
yang berlangsung sesuai dengan aturan hukum kemudian akan meningkatkan
kredibilitas perusahaan sebagai pihak yang menjalankannya.
d.
Prinsip
kejelasan tanggung jawab suatu organisasi atau perusahaan harus mampu
menguraikan dan mendeskripsikan tugas serta tanggung jawab dari setiap pihak
yang terlibat dalam pengelolaan sarana dan prasarana perusahaan secara jelas.
e.
Prinsip
kekohesifan manajemen perlengkapan di kantor harus terealisasikan dalam proses
kerja kantor yang kompak. Meskipun semuanya sudah punya tanggung jawab
masing-masing tetapi kerja sama yang baik tetap diperlukan untuk memastikan
semua fasilitas terpelihara dengan baik dan menciptakan suatu tim kerja yang
solid
Tidak ada komentar:
Posting Komentar